Bienvenido a la facturación electrónica de HH Global

HH Global se ha unido a Tungsten Network para ofrecer una opción de envío de facturas más sencilla a los proveedores

Le apoyamos en todo momento

Gracias a más de diez años de experiencia, hemos recopilado un amplio conjunto de preguntas frecuentes y documentos que le ayudarán en todo el proceso

 

Guide de création de factures

Si desea consultar la versión en inglés de la guía, haga clic aquí

Guide standard de la facture électronique du fournisseur

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Guía de creación de facturas

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Guía estándar de facturación electrónica para proveedores

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Handleiding voor het maken van facturen

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Guía estándar de facturación electrónica para proveedores

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Handbuch zur Rechnungserstellung

Für die englische Version des Leitfadens klicken Sie hier

Guía estándar de facturación electrónica para proveedores

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Preguntas sobre el registro

    ¿Por qué utilizar Tungsten Network para enviar facturas?

    En resumen, será la manera principal en la que HH Global aceptará la entrega de facturas de proveedores.

    ¿Qué tengo que hacer para enviar facturas electrónicas a través de Tungsten Network?

    Para comenzar a usar Tungsten Network, solo tiene que registrarse con la clave de registro o número TN que le ofrezca el cliente. A continuación, siga las directrices del cliente que encontrará aquí.

    ¿Registrarse en el portal de Tungsten es lo mismo que unirse a Tungsten?

    Sí, parte del proceso de registro es que acepte los términos y condiciones estándar que se indican. Cuando lo haga, HH Global espera que deje de enviar facturas en papel (se rechazarán las que se reciban) y envíe todas las facturas a través de Tungsten.

    ¿Habrá que firmar un acuerdo con Tungsten Network?

    En función de la solución seleccionada, deberá firmar un acuerdo específico con Tungsten o bien aceptar los términos y condiciones estándar.

    ¿Se debe instalar software?

    NO se necesita ningún software o hardware adicional. Solo necesita una conexión a Internet para enviar facturas electrónicas a través de Tungsten Network.

    ¿Cuáles son los requisitos mínimos del sistema para usar Tungsten Network?

    Los requisitos mínimos del sistema operativo son: Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux o Mac OS 9.2*.

    Los requisitos mínimos del navegador son: Versión 9 de Internet Explorer y las versiones más recientes de Firefox, Chrome, Safari y Opera.

    ¿Puedo enviar los datos de las facturas directamente desde mi sistema de facturación?

    Puede enviar facturas directamente desde su sistema de facturación en el formato que elija. Para ello, debe convertirse en un proveedor que use la solución integrada en Tungsten Network.
    Envíe un correo electrónico [correo electrónico protegido] para comenzar el registro.

    ¿Va a ser la facturación electrónica un requisito para las nuevas licitaciones y los nuevos proveedores?

    Sí. A partir de 2020, la utilización de la facturación electrónica Tungsten pasará a ser un criterio formal de selección de proveedores empleado por HH Global. Aunque esto no conducirá necesariamente a la inmediata descalificación de los proveedores que no lo utilicen, creemos que dichos proveedores se encontrarán inevitablemente en desventaja con el paso del tiempo.

Preguntas generales

    ¿Qué es Tungsten Network?

    Tungsten Network proporciona soluciones de facturación electrónica, análisis y flujo de trabajo para empresas de todo el mundo. Para obtener más información sobre nuestros productos y servicios, visite nuestro sitio web.

    ¿Cuáles son las ventajas de utilizar Tungsten Network?

    • Una entrega segura y garantizada de sus facturas: ya no se perderán facturas en el correo postal.
    • Nos llevará menos tiempo procesar sus facturas
    • Se acabaron los retrasos por la pérdida de información, por el envío al destinatario incorrecto o por la intervención manual
    • Tecnología de conversión de CUALQUIER FORMATO A CUALQUIER FORMATO: no es necesario ningún otro software ni hardware
    • Mayor transparencia de procesamiento y mejor gestión del flujo de caja gracias a los informes y al acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana
    • Cumple con los requisitos de IVA, independientemente del lugar de envío o recepción de las facturas
    • Es un método sencillo y rentable para enviar sus facturas en cualquier momento

    ¿Por qué HH Global no paga las tarifas de la Solución Integrada?

    HH Global ofrece facturación electrónica gratuita a través de la solución de formulario web como parte de su oferta de servicios para proveedores.
    HH Global no cubre el coste de la Solución Integrada ya que esta solución es más rentable para la mayoría de las empresas en las que el volumen de facturas es elevado.
    Además del ahorro monetario, podrá beneficiarse de las ventajas del envío inmediato de las facturas, de la confirmación de entrega de las mismas y de la capacidad de seguimiento continuo y de creación sus respectivos informes de estado.

    ¿HH Global realizará pagos utilizando Tungsten?

    Tungsten Network no es una plataforma de pagos. En HH Global seguiremos usando nuestro método de pago actual.

    ¿Se debe instalar software?

    Las soluciones de Tungsten no requieren la instalación de software o hardware para enviar facturas.

    ¿Cómo se añade un documento adjunto a una factura?

    • Dado que HH Global admite adjuntos, vaya a “Facturación” y seleccione “Facturas pendientes de adjuntos”.
    • Podrá encontrar su factura introduciendo el número de factura en el campo de búsqueda o filtrando la tabla “Facturas pendientes de adjuntos” según el encabezado de las columnas.
    • Consulte el tipo de archivo permitido en la columna “Cargar”.
    • Haga clic en “Seleccionar” para añadir el o los archivos que desea adjuntar desde el ordenador.
    • Puede ver sus documentos adjuntos en la columna “Número de adjuntos”.
    • Debe emitir sus facturas con adjuntos para avisarnos de que están listas para ser procesadas. Marque las casillas de las facturas correspondientes y pulse el botón “Emisión”.
    • Puede adjuntar un máximo de 3 documentos por factura y deben estar en formato TIFF.
    • Si tiene una factura pendiente de adjuntos tendrá 24 horas para añadir los documentos antes de que se envíe la factura automáticamente.

    Una vez que haya recibido la notificación Preparado para la transacción (Ready to Transact, RTT) de Tungsten, ¿puedo seguir enviando mis facturas en papel?

    No, HH Global espera que una vez que reciba esta notificación empiece a enviar todas sus facturas a través de Tungsten y deje de enviar facturas en papel (se rechazarán si se siguen recibiendo). De este modo, se evitará cualquier duplicación.

    ¿Puedo enviar dos facturas con el mismo número de factura?

    No, así se evitan facturas duplicadas. El propio sistema no permite introducir el mismo número dos veces.

    ¿Puedo enviar una factura con una fecha anterior al día de hoy?

    Cualquier e-invoice para HHG EMEA y HHG APAC que tenga fecha anterior a 7 días de la fecha de envío de la factura será rechazada. HH Global ha añadido esta norma de validación con tal de que nuestra organización pueda aplicar satisfactoriamente el programa de Pronto Pago.

    Cuando introduzco varios números de órdenes de compra en el nivel de encabezado se produce un error en el envío de mis facturas. ¿Dónde tengo que introducir esta información?

    Introduzca solo una orden de compra en el "campo Orden de compra" en el encabezado de la factura. Introduzca otras órdenes de compra en el cuerpo de la factura; cada orden de compra en la línea correspondiente, p. ej.:

    • Línea 1: primera orden de compra, descripción de la entrega/servicio/mercancía relacionados
    • Línea 2: segunda orden de compra, descripción de la entrega/servicio/mercancía relacionados
    • Línea 3: tercera orden de compra, descripción de la entrega/servicio/mercancía relacionados

    ¿El estado "Aceptada" en el portal de Tungsten Network significa que Upfield ha aceptado mi factura para ser abonada?

    No, para saber con exactitud el estado de las facturas enviadas debe consultar las actualizaciones de estado en su cuenta del portal de Tungsten.

    Cuando utilice la opción de estado de facturas con Tungsten, ¿qué tipo de actualizaciones de estado de facturas recibiré en el portal de Tungsten?

    • Enviada: Su factura está esperando la validación por parte del sistema de Tungsten
    • Aceptada: Su factura ha pasado la validación de Tungsten; el Departamento de Contabilidad de HH Global todavía no ha recibido la factura
    • Fallida: Su factura no ha pasado la validación de Tungsten; consulte los errores más frecuentes antes de emitir una solicitud de soporte (p. ej., rango de la orden de compra).
    • Entregada: Su factura está lista para transferirse al Departamento de Contabilidad de HH Global
    • Recibida: Su factura se ha introducido en el sistema del Departamento de Contabilidad de HH Global; se evaluará si está correcta y se procesará
    • Rechazada: Su factura no ha pasado la validación del Departamento de Contabilidad de HH Global y ha sido rechazada: recibirá información sobre los motivos del rechazo en un mensaje de correo electrónico de HH Global
    • Aprobada: Su factura ha sido publicada
    • Abonada: Su factura ha sido abonada
    • Excepción: HH Global está investigando su factura; es posible que se pongan en contacto con usted para su corrección/nota de crédito

    ¿Quién está a cargo de proporcionar datos de acceso adicionales a Tungsten para otros usuarios?

    Cuando un proveedor o un comprador se registra en el portal de Tungsten, debe nombrar a un administrador. Los datos del administrador se pueden localizar haciendo clic en “Mi cuenta” y a continuación pulsando “Mi perfil”. La información aparecerá en la parte inferior de la pantalla.

    El administrador es el encargado de añadir usuarios nuevos y modificar los derechos de acceso.

    ¿Por qué Tungsten no acepta mi número de factura cuando creo una factura?

    Tungsten recuerda todos los números de factura que usted envía a HH Global. De este modo se evita que tanto usted como HH Global puedan enviar facturas duplicadas. Por tanto, su factura debe tener siempre un número único, por ejemplo, se aceptarán 1/2013 y 1/2014.

    ¿Qué países requieren las notificaciones?

    Bélgica
    Canadá
    República Checa
    Dinamarca
    Francia
    Hungría
    Irlanda
    Italia
    Luxemburgo
    Nueva Zelanda
    Noruega
    Sudáfrica
    España

    ¿Por qué no encuentro mis órdenes de compra en el portal de Tungsten Network?

    1. Su orden de compra ha sido creada en las últimas 24 horas. El sistema está programado para copiar todas las órdenes de compra nuevas una vez al día y transferirlas a Tungsten durante la noche. No existe una relación operativa entre SRM y Tungsten, por lo que todas las copias de órdenes de compra aparecen en los perfiles de proveedor de Tungsten 24 horas más tarde.
    2. Existe un problema real de mapeo. En este caso, póngase en contacto con Atención al cliente de Tungsten para solucionarlo y conectar su empresa a la entidad correcta.

    ¿Cuánto cuesta enviar facturas electrónicas?

    HH Global ofrece facturación electrónica gratuita a través de la solución de formulario web como parte de su oferta de servicios para proveedores.
    HH Global no cubre el costo de la solución integrada, consulta el modelo de precios.

    ¿Es seguro enviar facturas mediante el formulario web?

    El acceso al servicio de Tungsten, incluido el formulario web, requiere el uso de tres credenciales. Además, cada sesión está protegida por encriptación SSL de 128 bits mediante el uso de certificados para servidor de clase 3 de Verisign. Una vez creada la factura, se guarda en el archivo seguro, que está protegido por las medidas de seguridad más recientes que se prueban a diario.

    Esto significa que solo los usuarios autorizados pueden conectarse al sitio y que, una vez conectados, todas las comunicaciones son privadas y los datos están completamente seguros.

    ¿Puede Tungsten trabajar con personal que habla otros idiomas?

    La actividad empresarial entre usted y el cliente continuará en el mismo idioma. Continúe enviando facturas en el idioma que utiliza normalmente.

    Si necesita ayuda, cree una solicitud de asistencia a través del portal de Tungsten Network.

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