Bienvenido a la facturación electrónica de GlaxoSmithKline
GSK se ha asociado con Tungsten Network, la plataforma de facturación electrónica de alcance internacional
Bienvenido a la página de ayuda de los servicios de órdenes de compra de GSK/Tungsten Network
Esta página tiene como finalidad ayudar a los proveedores de GSK a comprender las implicaciones, características y beneficios de los servicios de órdenes de compra, cuyo lanzamiento tuvo lugar en septiembre de 2015.
GSK puso en marcha los servicios de órdenes de compra con dos objetivos claros:
- Facilitar y acelerar la facturación electrónica para nuestros proveedores.
- Eliminar los típicos errores que causan retrasos en la aceptación y pago de las facturas.
Aviso importante: solo algunas entidades y órdenes de compra de GSK están incluidas en el servicio de órdenes de compra.
Haga clic aquí para saber si la entidad de GSK con la que trabaja actualmente va a enviar información sobre órdenes de compra a Tungsten Network.
Proveedores que usan el formulario web
Para órdenes de compra que se envían a Tungsten (haga clic aquí para ver las excepciones y los clientes incluidos), puede iniciar sesión en Tungsten, ver la orden de compra y convertirla en una factura electrónica en tan solo unos clics.
Ayuda y soporte para proveedores que usan el formulario web
Utilizar la conversión de órdenes de compra de Tungsten es rápido y fácil, sobre todo si se familiariza con los tutoriales en vídeo y PDF anteriores.
A partir del 28 de septiembre de 2015 podrá convertir rápidamente una orden de compra en factura. Todos los datos de la orden de compra se extraerán de forma automática para que no tenga que introducir ni editar la información manualmente. Por tanto, si su orden de compra aparece en el portal de Tungsten, le recomendamos encarecidamente que utilice la función de conversión de órdenes de compra de Tungsten.
Tenga en cuenta que no todas las entidades u órdenes de compra de empresas de GSK están incluidas. Visite esta página para obtener más información.
Preguntas frecuentes
- Los proveedores podrán emitir una factura con tan solo unos clics.
- Se acabó la introducción manual de datos: los datos de las líneas de las facturas se rellenan automáticamente.
- Así se reduce la introducción de errores que podrían causar discrepancias con GSK y dar lugar a excepciones y retrasos en los pagos.
- Podrá emitir facturas electrónicas de forma mucho más rápida y fácil que antes.
- Gracias a la mejora en las validaciones de Tungsten, se producirán menos retrasos y consultas.
- Si tiene una orden de compra en PDF tendría que poder verla en el portal.
- Si GSK le ha solicitado bienes o la prestación de servicios, y no tiene una orden de compra en PDF, póngase en contacto con su cliente de GSK.
- Si su cliente está incluido y ha recibido una orden de compra en PDF de GSK pero no aparece en el portal, vuelva a comprobarlo en 24 horas. Si transcurridas 24 horas la orden de compra sigue sin aparecer, póngase en contacto con el equipo de soporte técnico de Tungsten.
- En caso de que su cliente de GSK no esté incluido, siga enviando las facturas de forma habitual.
¿El uso del servicio de órdenes de compra implica que ya no recibiré una copia en PDF de la orden de compra por correo electrónico?
No, GSK seguirá enviando las órdenes de compra a los proveedores de manera habitual.
Tengo una orden de compra en PDF de GSK, pero no puedo verla en el portal de Tungsten. ¿Qué puedo hacer?
En primer lugar, consulte esta página para comprobar que su orden de compra o cliente de GSK está incluido en este proyecto. Suponiendo que su orden de compra está incluida, vuelva a comprobar el portal en unas horas. Si sigue sin poder ver su orden de compra, póngase en contacto con el equipo de soporte de Tungsten.
Me acabo de registrar en Tungsten Network, ¿la conversión de órdenes de compra funcionará de inmediato?
Las órdenes de compra aparecerán en el portal entre 2 a 5 días laborales. Consulte la sección “Mis órdenes de compra” del portal. Póngase en contacto con el equipo de soporte técnico de Tungsten si transcurridos 5 días sigue sin poder ver ninguna orden de compra.
¿Cómo se puede saber cuándo una orden de compra está disponible para la conversión de órdenes de compra en el portal de Tungsten?
Puede revisar la sección "Mis órdenes de compra" de su cuenta en el portal de Tungsten. Además, si desea recibir notificaciones por correo electrónico cuando aparezca una orden de compra nueva en su cuenta, póngase en contacto con el equipo de soporte de Tungsten para que le ayuden a configurarlo.
¿En qué me beneficia esto a mí y a mi empresa?
Como parte del compromiso constante de GSK de mejorar la eficacia y la experiencia del proveedor, la implementación del servicio de conversión de órdenes de compras supondrá las siguientes ventajas:
¿Qué ocurre si no tengo una orden de compra de GSK?
La política de GSK exige la emisión de una orden de compra en PDF a los proveedores cuando se necesiten bienes o servicios. Desde el 28 de septiembre de 2015, estas órdenes de compra también están disponibles en el portal de Tungsten. (A menos que su cliente de GSK esté fuera de alcance; haga clic aquí si desea obtener más información)
Nunca recibo órdenes de compra de GSK. ¿Puedo utilizar la función de conversión de órdenes de compra?
No, solo se puede utilizar la conversión de órdenes de compra si se ha emitido una orden de compra válida de GSK. Recomiende a su cliente de GSK que emita órdenes de compra en el futuro para que pueda beneficiarse al máximo de la conversión de órdenes de compra. Mientras tanto, emita sus facturas a través del formulario web de Tungsten de la forma habitual.
He recibido una orden de compra de GSK, pero no aparece en el portal de Tungsten. ¿Qué debo hacer?
No todas las órdenes de compra de GSK estarán disponibles en el portal de Tungsten. Haga clic aquí para ver si su cliente de GSK está incluido.
He recibido un mensaje de error de Tungsten que no comprendo
El mensaje de error que se muestra en el aviso del correo electrónico o en el portal de Tungsten debería explicar el problema y qué debe hacer para rectificar la situación (si fuera necesario). Si necesita más ayuda, póngase en contacto con el equipo de soporte técnico de Tungsten.
¿Tengo que cambiar los datos de la orden de compra?
No. La conversión de órdenes de compra ha sido especialmente diseñada para que la información principal de la orden de compra se rellene automáticamente en la factura y usted no tenga que perder tiempo tecleándola. (Estos campos incluyen el número de orden de compra, la descripción, la cantidad y la unidad de medida).
¿Tengo que añadir alguna información adicional?
Sí, deberá cumplimentar campos obligatorios, tales como número de factura, fecha de la factura, tipo impositivo, etc.
¿Puedo adjuntar un documento a mi factura al utilizar la conversión de órdenes de compra?
Sí. GSK no tiene inconveniente alguno en aceptar PDF adjuntos que no excedan los 5 MB.
¿Qué ocurre si realizo una entrega parcial a GSK?
La conversión de órdenes de compra de Tungsten le permite ajustar las cantidades de la factura para que encajen con su entrega parcial a GSK.
En el caso de envíos parciales, los proveedores pueden convertir una única orden de compra varias veces.
El portal de Tungsten ofrece un servicio de seguimiento muy sencillo de cualquier factura anterior que se haya generado a través de la conversión de órdenes de compra; de esta forma podrá confirmar las cantidades restantes por facturar.
Necesito ayuda, ¿con quién puedo ponerme en contacto?
Asegúrese de haber consultado los tutoriales y los vídeos, y de haber leído las preguntas frecuentes. Y no se olvide de la sección “Órdenes de compra que están incluidas”.
Proveedores que usan la solución integrada
GSK sigue mejorando sus servicios a través de Tungsten. En lo que a las órdenes de compra se refiere, GSK lleva mejorándolas desde el 28 de septiembre de 2015. El objetivo consiste en mejorar el proceso de conciliación de facturas de GSK y ayudar a realizar pagos puntuales a los proveedores.
Tenga en cuenta que GSK seguirá enviándole las órdenes de compra por correo electrónico.
Tungsten comprobará la orden de compra para garantizar que:
- La empresa en la orden de compra coincide con la empresa a la que está facturando.
- El número de orden de compra que aparece es correcto.
- Los números de elementos de línea coinciden con la orden de compra.
- Solo figura un número de orden de compra por factura.
Preguntas frecuentes
Me acabo de registrar en Tungsten Network, ¿puedo enviar facturas electrónicas de inmediato?
A fin de garantizar que sus facturas pasen nuestras comprobaciones de validación, le recomendamos que espere de entre 2 a 5 días laborales (a partir del registro) antes de enviar su primera factura electrónica a través de Tungsten Network. Si tiene algún problema o necesita ayuda, póngase en contacto con el equipo de soporte técnico de Tungsten.
¿En qué me beneficia esto a mí y a mi empresa?
Como parte del compromiso constante de GSK de mejorar la eficacia y la experiencia del proveedor, la implementación del servicio de conversión de órdenes de compras supondrá que los proveedores experimentarán menos retrasos o realizarán menos consultas gracias a la mejora en las validaciones de Tungsten.
¿Los datos de mi factura tienen que coincidir con la orden de compra?
GSK recomienda a los proveedores que facturen utilizando la información exacta (descripción/código de producto, unidad de medida, precio por unidad) que figura en la orden de compra de GSK. Si cualquiera de estos campos no coincide con la factura, hay riesgo de que se produzca un retraso o se rechace la factura.
He recibido un mensaje de error de Tungsten que no comprendo
El mensaje de error que se muestra en el aviso del correo electrónico o en el portal de Tungsten debería explicar el problema y qué debe hacer para rectificar la situación (si fuera necesario). Confirme que está facturando a la misma entidad de empresa de GSK de la que ha recibido la orden de compra. Si necesita más ayuda, póngase en contacto con el equipo de soporte técnico de Tungsten.
¿Puedo enviar facturas a cualquier entidad de empresa de GSK en Tungsten Network?
Puede enviar facturas electrónicas a cualquier entidad legal con la que haga negocios y de la que reciba pedidos. Haga clic aquí para obtener una lista completa de las entidades de empresa de GSK en Tungsten Network.
Nota: El sistema de validación de Tungsten rechazará las facturas que se envíen a la entidad incorrecta.
Necesito ayuda, ¿con quién puedo ponerme en contacto?
Asegúrese de haber consultado los tutoriales y los vídeos, y de haber leído las preguntas frecuentes. Y no se olvide de la sección “Órdenes de compra que están incluidas”.
¿Sigue necesitando ayuda? Contacte con el equipo de soporte técnico especializado de Tungsten.
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