Bienvenido a la facturación electrónica de GE

GE se ha unido a Tungsten Network para ofrecer una opción de envío de facturas más sencilla a los proveedores

Le apoyamos en todo momento

Gracias a más de diez años de experiencia, hemos recopilado un amplio conjunto de preguntas frecuentes y documentos que le ayudarán en todo el proceso

Preguntas generales

  • Tungsten Network proporciona soluciones de facturación electrónica, análisis y flujo de trabajo para empresas de todo el mundo. Para obtener más información sobre nuestros productos y servicios, visite nuestro sitio web.

    • Una entrega segura y garantizada de sus facturas: ya no se perderán facturas en el correo postal.
    • Nos llevará menos tiempo procesar sus facturas
    • Se acabaron los retrasos por la pérdida de información, por el envío al destinatario incorrecto o por la intervención manual
    • Tecnología de conversión de CUALQUIER FORMATO A CUALQUIER FORMATO: no es necesario ningún otro software ni hardware
    • Mayor transparencia de procesamiento y mejor gestión del flujo de caja gracias a los informes y al acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana
    • Cumple con los requisitos de IVA, independientemente del lugar de envío o recepción de las facturas
    • Es un método sencillo y rentable para enviar sus facturas en cualquier momento
  • Sí. A partir de 2016, la utilización de la facturación electrónica Tungsten pasó a ser un criterio formal de selección de proveedores empleado por GE. Aunque esto no conducirá necesariamente a la inmediata descalificación de los proveedores que no lo utilicen, creemos que dichos proveedores se encontrarán inevitablemente en desventaja con el paso del tiempo.

  • Tungsten Network ofrece dos niveles de funcionalidad de facturación electrónica. Cada una de las soluciones incluye un número gratuito de facturas al mes.

    Para los proveedores de GE Healthcare, Renewable Energy, GE Corporate (SSS), GE Capital (SSS) y BHGE, anteriormente GE Oil & Gas, todas las transacciones a través de la solución de formulario web son gratuitas.

    Para las otras entidades de GE, los proveedores que usan el formulario web pueden adquirir transacciones a través del portal de Tungsten Network. La página "Adquirir transacciones en Tungsten Network" se encuentra en el menú "Facturación" (también es el menú en el que aparece la opción "Crear facturas").

  • La actividad empresarial entre usted y el cliente continuará en el mismo idioma. Continúe enviando facturas en el idioma que utiliza normalmente.

    Si necesita ayuda, cree una solicitud de asistencia con Tungsten Network o llame a su equipo de asistencia.

Preguntas sobre el registro

  • El comprador y el vendedor deben formar parte de Tungsten Network para poder enviar y recibir facturas electrónicas a través Tungsten.

    Si ha recibido un mensaje de correo electrónico de Tungsten Network invitándole a unirse a la red en nombre de GE, solo tiene que hacer clic en el enlace de activación y seguir los pasos de registro. (Se trata de un enlace personalizado que contiene datos previamente cargados que le ayudarán a agilizar el proceso de registro).

    Si no todavía no lo ha hecho, póngase en contacto con [email protected] para solicitar su enlace de registro.

    Puede que muchos de sus clientes ya sean miembros de la red. En las 24 horas siguientes a haberse registrado en Tungsten Network, podrá enviar a dichos clientes facturas electrónicas.

  • Yes, regardless of the solution you choose, you will be required to accept Tungsten Network’s terms and conditions.

  • NO se necesita ningún software o hardware adicional. Solo necesita una conexión a Internet para enviar facturas electrónicas a través de Tungsten Network.

  • Los requisitos mínimos del sistema operativo son: Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux o Mac OS 9.2*.

    Los requisitos mínimos del navegador son: Versión 9 de Internet Explorer y las versiones más recientes de Firefox, Chrome, Safari y Opera.

  • Una vez que se haya dado de alta en la red de Tungsten, podrá enviar facturas electrónicas a cualquier otro cliente que sea usuario de la red. Haga clic en Conéctese con un cliente en su portal de proveedores para localizar fácilmente a otros compradores.

  • No, GE espera que una vez que reciba esta notificación empiece a enviar todas sus facturas a través de Tungsten y deje de enviar facturas en papel (se rechazarán si se siguen recibiendo). De este modo, se evitará cualquier duplicación.

  • Cuando un proveedor o un comprador se registra en el portal de Tungsten, debe nombrar a un administrador. Los datos del administrador se pueden localizar haciendo clic en “Mi cuenta” y a continuación pulsando “Mi perfil”. La información aparecerá en la parte inferior de la pantalla.

    El administrador es el encargado de añadir usuarios nuevos y modificar los derechos de acceso.

Cumplimiento

  • Sí, Tungsten Network es global y permite a los miembros el intercambio de facturas en todo el mundo. Tungsten Network cumple con las normativas fiscales locales para facilitar sus cargas de cumplimiento. En colaboración con PwC, nos aseguramos de que cumplimos con las normativas fiscales y de facturación en toda Europa, Norteamérica y Asia Pacífico.

    Póngase en contacto con nosotros para hablar de nuestro cumplimiento global en más detalle.

  • Sí, las facturas electrónicas de Tungsten Network cumplen con las normativas locales de IVA y fiscales. Trabajamos con PwC para garantizar que se cumplen las normativas de facturación electrónica y fiscales.

    Los clientes y proveedores de Tungsten Network reciben una imagen PDF firmada digitalmente de la factura. Esta imagen de la factura cumple con las normativas fiscales. El cliente puede utilizarla para fines de auditoría y flujo de trabajo.

    Los miembros de Tungsten Network son capaces de almacenar el PDF firmado digitalmente en su propio archivo electrónico o acceder a él las 24 horas del día, los 7 días de la semana desde el archivo de Tungsten Network.

    Póngase en contacto con nosotros para hablar de nuestro cumplimiento global en más detalle.

  • Con la facturación electrónica de Tungsten Network no hay requisitos para imprimir o guardar copias de sus facturas en papel. Tungsten Network no sólo envía los datos de la factura al sistema de contabilidad del cliente, sino que también envía un PDF firmado digitalmente que puede ser utilizado para propósitos de auditoría fiscal y flujo de trabajo. Esta factura cumple con la normativa fiscal.

    Tungsten Network almacena cada factura que es enviada a través de la red de facturación electrónica en el archivo de facturas. Todos los miembros de la red pueden acceder a este archivo las 24 horas del día, los 7 días de la semana a través del portal de Tungsten Network.

  • PricewaterhouseCoopers ofrece asesoramiento fiscal a Tungsten Network. Tungsten Network contrata los servicios de las organizaciones de PwC locales para cooperar con el funcionamiento de las autoridades fiscales correspondientes. Así, nos aseguramos de disponer de la información fiscal más actualizada para poder integrarla en nuestro producto.

    TrustWeaver firma digitalmente nuestras facturas. TrustWeaver proporciona herramientas que facilitan el cumplimiento y la auditoría de documentos y procesos empresariales mediante soluciones innovadoras basadas en la firma electrónica.

  • En este caso, Tungsten no podrá ofrecer facturas legalmente válidas firmadas digitalmente por TrustWeaver. En su lugar, Tungsten proporcionará una imagen de flujo de trabajo de la factura, que incluirá toda la información relevante. No obstante, no podrá considerarse un documento legalmente válido para someterse a auditoría o reclamar el IVA.

  • Esencialmente, la firma digital confirma al comprador el envío de la factura por parte del proveedor cuyo nombre aparece en el documento. Las firmas digitales se utilizan para ratificar la autenticidad del origen de las facturas, así como la integridad de los datos de los documentos originales. TrustWeaver emite las firmas de Tungsten Network, que contienen una marca horaria.

    Es necesario verificar todas las firmas de facturas antes del procesamiento de las mismas para poder cerrar el seguimiento de auditoría, aunque Tungsten Network puede llevar a cabo este procedimiento con el consentimiento escrito del cliente, en caso de ser necesario.

  • Tungsten Network almacena cada factura que es enviada a través de la red de facturación electrónica en el archivo de facturas. Todos los miembros de la red pueden acceder a este archivo las 24 horas del día, los 7 días de la semana a través del portal de Tungsten Network. Las facturas se almacenan de manera secuencial y siempre se pueden recuperar. Siempre que las facturas se almacenen en el archivo electrónico, Tungsten Network garantiza su legibilidad y protección frente al acceso no autorizado.

  • El acceso al servicio de Tungsten, incluido el formulario web, requiere el uso de tres credenciales. Además, cada sesión está protegida por encriptación SSL de 128 bits mediante el uso de certificados para servidor de clase 3 de Verisign. Una vez creada la factura, se guarda en el archivo seguro, que está protegido por las medidas de seguridad más recientes que se prueban a diario.

    Esto significa que solo los usuarios autorizados pueden conectarse al sitio y que, una vez conectados, todas las comunicaciones son privadas y los datos están completamente seguros.

Envío de sus facturas a través de Tungsten Network

    • Recibí una carta de invitación de Tungsten Network en nombre de GE
    1. Si su carta contiene un enlace, haga clic en él y complete los campos obligatorios
    2. Si su carta no contiene un enlace, póngase en contacto con sus especialistas en incorporación de GE

    El registro solo se completa totalmente cuando ha seleccionado y establecido conexión con sus clientes de GE.

    • No he recibido ninguna invitación, pero me gustaría unirme al registro ad-hoc
    1. Vaya a tungsten-network.com/register
    2. Busque su empresa
    3. Introduzca los detalles de la compañía
    4. Introduzca los detalles del usuario
    5. Acepte los términos y condiciones de Tungsten Network
    6. Registro completado
    7. El registro solo se completa totalmente cuando ha seleccionado y establecido conexión con sus clientes de GE.

    Para obtener instrucciones más detalladas, consulte nuestro PDF que incluye capturas de pantalla

     

     

  • Después de iniciar sesión en Tungsten Network, haga clic en la pestaña Clientes y seleccione la opción Conectar con un cliente.

    Puede consultar la lista completa de entidades compradoras de GE actualmente disponibles aquí: https://www.tungsten-network.com/customer-campaigns/ge/uk/entities/

    Para obtener instrucciones más detalladas, consulte nuestro PDF, enriquecido con capturas de pantalla.

     

  • Recibirá un correo electrónico con RTT en el asunto. Esa es la notificación "Ready to Transact" (Listo para realizar transacciones). En esta RTT, GE le proporciona instrucciones e información de contacto de sus especialistas en integración de GE. Si tiene alguna pregunta o su dispone de saldo pendiente que prefiere liquidar antes de comenzar con Tungsten, diríjase a esos Especialistas en integración de GE. Si no tiene dudas, GE iniciará la habilitación en un plazo de 3 días. La conclusión de la habilitación puede tardar hasta 5 días laborables, por lo que en un plazo máximo de 8 días desde la recepción de la RTT, ya estará viendo sus órdenes de compra abiertas en el portal.

    Si no puede ver sus órdenes de compra, diríjase a sus especialistas en integración de GE.

  • Al enviar una factura para GE, utilice siempre la pestaña Órdenes de compra para convertir las órdenes en lugar de crear una factura desde cero.

    1. Inicie sesión en el portal de Tungsten Network www.tungsten-network.com/login
    2. Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en Órdenes de compra, en el lateral izquierdo de la pantalla. Seleccione su cliente y establezca un intervalo de fechas; se recomiendan 12 meses. A continuación, haga clic en ejecutar.
    3. Haga clic en el botón azul con un signo más, justo antes de la orden de compra.
    4. Haga clic en el botón Aceptar orden de compra, en la parte inferior de la página (también tiene la opción de rechazarla o archivarla)
    5. Haga clic en el botón Convertir orden de compra
    6. Introduzca el número de factura y seleccione la línea correspondiente marcando la casilla blanca. Introduzca la cantidad preferida y agregue la tasa de impuestos.
    7. Confirme los datos ingresados hasta ahora, si son correctos.
    8. En la última página, podrá proporcionar su información de contacto, agregar cargos de flete o gastos adicionales si los hay (con el botón verde para añadir, ver imagen adjunta) y adjuntar documentos adicionales si lo desea. Aquí deberá introducir la fecha del punto impositivo a la derecha y la fecha de entrega. Si no conoce esos datos, puede continuar con la fecha de envío.
    9. Haga clic en el botón "Enviar factura" y el envío estará listo.

    Para obtener instrucciones más detalladas, consulte nuestro PDF, enriquecido con capturas de pantalla.

  • Si es un proveedor de GE Renewable Energy o BHGE, no puede agregar gastos adicionales. Póngase en contacto con su comprador de GE o contacto de GE para obtener más información.

    Si es un proveedor de GE Healthcare, las instrucciones están aquí:

    Al crear su factura, tendrá la opción de agregar cargos adicionales y de flete. En la última página de la conversión de PO, después de su información de contacto y la de GE, dentro de "artículos de factura" hay un botón para "agregar", en color verde. Si hace clic, podrá añadir los cargos.

    Para obtener instrucciones más detalladas, consulte nuestro PDF, enriquecido con capturas de pantalla.

     

  • Puede haber varias razones; veamos las más frecuentes:

    • Asegúrese de utilizar los criterios correctos al buscar las órdenes de compra utilizando la pestaña "Órdenes de compra". Intente dejar todos los criterios en el valor predeterminado, excepto el cliente y el intervalo de fecha de la orden de compra, que son obligatorios. Además, GE recomienda seleccionar "Últimos 12 meses" o utilizar un intervalo de fechas personalizado. Todas las órdenes de compra creadas o modificadas en los últimas 1 o 2 años, dependiendo de la unidad de negocios de GE, están cargadas en Tungsten.
    • Recibió una carta de registro con un enlace incluido, pero el registro se realizó a través del Portal y no a través del enlace. Es posible que tenga varias cuentas de Tungsten y que las órdenes de compra se hayan mapeado con la cuenta incorrecta; en ese caso sus cuentas deben fusionarse. Envíe un correo electrónico a [email protected]
    • Recibió una alerta por correo electrónico que indica que su cuenta está lista para realizar transacciones, pero las órdenes de compra no están disponibles. El correo electrónico afirma que tiene 3 días para hacer llegar sus preguntas o inquietudes a GE antes de que se produzca la activación de su cuenta en el lado de GE. Si no proporcionó comentarios, la activación se realizará en 7 días hábiles y no se requiere ninguna acción adicional por su parte. Si después de 5 días hábiles sus órdenes de compra aún no están disponibles, póngase en contacto con el equipo de GE: [email protected]
    • Si su orden de compra tiene más de 2 años o está completamente facturada, no se mostrará en el portal. En tal caso, póngase en contacto con su comprador de GE para renovar la orden de compra o proporcionar una nueva orden de compra.
    • Para la conversión, debe selecciona la casilla de verificación que hay en cada línea de la orden de compra. Si se selecciona la línea, pero los campos permanecen en gris, significa que la orden de compra no tiene la confirmación de recepción de los artículos. Su comprador de GE o administrador de PO debe crear la nota de recepción de artículos. Póngase en contacto con él.
      Una vez creada esa nota, la orden de compra de Tungsteno se actualizará en unas pocas horas, como muy tarde al día siguiente.
    • Si la cantidad disponible es 0 porque ya ha enviado una factura para esa línea, los campos respectivos aparecerán en gris. Si desea enviar más facturas a esa línea, póngase en contacto con su comprador de GE.
  • Diríjase a su solicitante de GE para actualizar la base de datos de GE con sus precios actuales. Los datos modificados se enviarán automáticamente a Tungsten en unas pocas horas.

  • Diríjase a su solicitante de GE para actualizar la base de datos de GE con la cantidad requerida. Los datos modificados se enviarán automáticamente a Tungsten en unas pocas horas.

    • Mi empresa está registrada en los EE. UU. y no puedo encontrar las tasas de impuestos que debo aplicar en la solución de formulario web

    Puede introducir el importe de los impuestos en el último paso de la conversión de la orden de compra, en el campo de impuestos totales antes de hacer clic en el botón de envío.

    Para obtener instrucciones más detalladas, consulte nuestro PDF, enriquecido con capturas de pantalla.

    • Mi empresa está registrada en Canadá y no puedo agregar impuestos a mi factura en el formulario web

    Configure los códigos de impuestos y las tarifas aplicables a su empresa, antes de comenzar a facturar para GE. Para obtener más información, consulte https://www.tungsten-network.com/uk/support/tutorials/canada-how-to-add-applicable-tax-rates/

    Para obtener instrucciones más detalladas, consulte nuestro PDF, enriquecido con capturas de pantalla.

    • Países con IVA o impuesto sobre bienes y servicios

    No se pueden generar facturas de impuestos extranjeros en Tungsten Network. Si su empresa opera en un país diferente, póngase en contacto con sus especialistas en integración de GE.

    Para obtener instrucciones más detalladas, consulte nuestro PDF, enriquecido con capturas de pantalla.

     

     

  • La fecha de la factura de Tungsten siempre reflejará el día en que la envió correctamente. Recomendamos encarecidamente completar el envío de la factura de Tungsten lo antes posible, preferiblemente el mismo día en que se crea su entrada de diario de cuentas a cobrar en su propio sistema de facturación.

  • Sí, es posible hasta que la cantidad de la orden de compra cubra el importe de sus facturas. Si la orden de compra consta de varias líneas, puede facturar cualquiera de las líneas primero y luego facturar el resto. Si la orden de compra tiene una sola línea, la cantidad a facturar puede modificarse en el campo de cantidad; de lo contrario, el sistema usa automáticamente la cantidad total disponible como predeterminada. Lo mismo se aplica para pedidos de varias líneas, cuando solo se ha seleccionado una línea.

  • Si su factura se muestra con errores, significa que falló las validaciones que Tungsten Network realiza en nombre de GE y no se ha podido ha enviar a GE.

    Una factura con errores se puede volver a enviar; sin embargo, antes de enviarla de nuevo debe asegurarse de verificar el motivo del error y realizar las correcciones necesarias. Si necesita ayuda con la interpretación de los motivos del error, envíe una solicitud de asistencia a través del portal de Tungsten o póngase en contacto con [email protected].

  • GE ha rechazado su factura. Si tiene más preguntas, póngase en contacto con:[email protected]

  • Lo más probable es que haya un problema técnico con la interfaz entre los sistemas de Tungsten y GE. Cree una solicitud de asistencia a través del portal de Tungsten o póngase en contacto con [email protected]

  • El cambio a la facturación electrónica no afecta a su contrato o acuerdo de pago con GE. Tungsten no calcula la fecha de vencimiento del pago; muestra los datos recibidos del propio sistema de GE.

    Puede verificar la fecha de pago esperada introduciendo el número de factura, orden de compra o transacción en el campo de búsqueda en su cuenta de Tungsten o realizando la comprobación en la pestaña "Facturas" - "Estado de la factura".

    La fecha de vencimiento del pago estará disponible una vez que la factura tenga el estado de aprobada.

    Para obtener instrucciones más detalladas, consulte nuestro PDF, enriquecido con capturas de pantalla.

  • No, la factura creada en Tungsten es la factura legal que puede utilizar para sus propios fines contables.

  • Debe ser el administrador de su cuenta para agregar usuarios adicionales

     

    1. Inicie sesión en tungsten-network.com/login
    2. Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en su cuenta en la parte superior derecha de la página
    3. Haga clic en Ver sus usuarios y sus derechos
    4. Ya puede ver los usuarios actuales. Puede transferir derechos de administrador a otro usuario haciendo clic en admin.
    5. Puede modificar el perfil de un usuario actual o los derechos de acceso haciendo clic en el botón editar
    6. Haga clic en "Agregar" para agregar un nuevo usuario; a continuación, introduzca sus detalles y haga clic en guardar. El usuario recibirá un correo electrónico para establecer sus credenciales de inicio de sesión
    7. Después de guardar, puede hacer clic en la pestaña "Derechos de acceso" para determinar su nivel de acceso. Haga clic en guardar cuando haya terminado

    Para obtener instrucciones más detalladas, consulte nuestro PDF, enriquecido con capturas de pantalla.

    1. Inicie sesión en tungsten-network.com/login
    2. Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en su cuenta en la parte superior derecha de la página
    3. Haga clic en "Actualizar detalles de la compañía"

    Para obtener instrucciones más detalladas, consulte nuestro PDF, enriquecido con capturas de pantalla.

     

    1. Inicie sesión en el portal de Tungsten Network www.tungsten-network.com/login
    2. Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en Ayuda y soporte en la parte superior derecha de la página y luego haga clic en Crear solicitud
    3. Introduzca su consulta e incluya tantos detalles como sea posible. Haga clic en Enviar. Obtendrá un número de referencia de ticket con el que puede realizar seguimiento.

    Para obtener instrucciones más detalladas, consulte nuestro PDF, enriquecido con capturas de pantalla.

  • Póngase en contacto con el nivel 1 de asistencia: [email protected] y proporcione el número de ticket de Tungsten.

  • Cuando se registra en Tungsten Network, también se le proporcionan equipos de asistencia específicos para ayudarle en su transición hacia su nueva plataforma de facturación. Puede recurrir a los siguientes equipos de asistencia:

     

Envíe una solicitud o informe de un problema a nuestro equipo de soporte y nos pondremos en contacto con usted con la mayor brevedad posible.

Describa su problema o pregunta detalladamente.

Opcional

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